Hasil Analisis
Pusat Rekod Kelurahan Beji Timur, Depok – Jawa Barat
Istilah
rekod elektronik di Indonesia merupakan istilah yang baru. Di Indonesia, istilah
rekod elektronik sering dikaitkan dengan dokumen elektronik. International
Council on Archive (ICA) menefinisikan rekod elektronik sebagai:
The
act of retaining computer-based records ini digital storage media for
specified, predetermined periods of time ommensurate with their value, with
subsequent disposal or permanent preservation as a master of official
organization.
Rekod
elektronik menjadi pilihan banyak organisasi dalam pengolahan rekod berkembang
seiring perkembangan teknologi; seperti komputer. Sejak saat itu, perkembangan
rekod bergeser dari bentuk fisik (visible)
ke bentuk rekod digital/tidak terlihat (invisible).
Tersedianya
berbagai teknologi informasi yang mendukung fitur-fitur penciptaan,
pengelolaan, dan penyimpanan rekod merupakan dasar yang kuat pergeseran arsip
secara konvensional (printed) ke arah
digital. Di Indonesia perkembangan rekod elektronik sudah dimulai sejak
maraknya penggunaan komputer, sekitar tahun 1990-an, dan hingga saat ini terus
berkembang. Perkembangan tersebut, dalam lembaga/instansi pemerintahan, dapat
dilihat dari reformasi birokrasi dan pemanfaatan teknologi oleh jajaran
pemerintah pusat, daerah, sampai pada kelurahan/desa.
Tujuan
utama pengembangan sistem elektronik dalam lingkungan instansi/lembaga pemerintahaan
adalah terwujudnya pemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu mengimbangi
perkembangan masyarakat Indonesia yang mulai memasuki era informasi. Tulisan
ini merupakan pendalaman dari hasil observasi yang dilakukan secara kelompok di
Kelurahan Beji Timur, Depok, Jawa Barat. Topik utama yang akan dibahas pada
tulisan ini adalah kesiapan
kelurahan/desa dalam mencapai Good Governance melalui penerapan e-government.
Kelurahan dan e-Government
Peranan
unit kearsipan pada sebuah institusi pemerintahan merupakan hal yang vital
dalam menunjang pelayanan kepada masyarakat. Arsip, sebagai hasil dari kegiatan
atau peristiwa, adalah aset yang sangat berharga bagi kelangsungan kerja
instansi pemerintahan. Secara jelas UU No. 43 tahun 2009 menjelaskan bahwa:
arsip
merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Beradasarkan
definisi tersebut, peranan unit kearsipan di Kelurahan merupakan hal yang penting.
Peran yang diemban oleh kelurahan dalam menunjang e-government dapat
dikategorikan menjadi dua, yaitu secara langsung (direct) dan tidak langsung (indirect).
Peran langsung kelurahan dalam penerapan e-goverenment
dapat dilihat dari aktivitas administratif – baik subtantif maupun fasilitatif
– yang ada di kelurahan. Hal ini dapat berupa sarana dan prasarana kerasipan yang
digunakan baik dalam bentuk hardware,
software, dan brainware.
Sedangkan
peran kelurahan secara tidak langsung dapat dilihat dari indeks kepuasan dan
peningkatan kesadaran masyarakat terhadap pentingnya teknologi informasi dalam
menunjang pelayanan. Tentu hal ini tidak dapat secara langsung dicapai apabila
kondisi di internal kelurahan masih belum memungkinkan. Kondisi yang dimaksud
Penulis adalah ketersediaan hardware,
sotfware, dan brainware.
Poin
penting dari proses menuju good
governance melalui e-government
adalah tersedianya sumber daya manusia (SDM) – atau bisa disebut brainware – pada kelurahan. SDM dalam
proses e-government tidak terbatas
pada kemampuan dan pengetahuan untuk mengoperasikan software dan hardware.
Lebih jauh, brainware juga merupakan agent of change yang langsung
berinteraksi dengan masyarakat di kelurahan tersebut. Artinya, good governance tidak bisa dicapai hanya
dengan memperhatikan satu sisi (kelurahan) dan melupakan sisi yang lain
(masyarakat).
Kelurahan Beji Timur dan
E-Government
Temuan
Penulis dari hasil observasi yang Penlis lakukan di Kelurahan Beji Timur,
Depok, belum menunjukkan tanda-tanda dimulainya proses e-government yang signifikan. Meskipun sudah ada beberapa peraturan
tata kelola kearsipan, tata kelola naskah dinas, INPRES No. 3 tahun 2003, dan
lain-lain, kondisi unit kearsipan di Kelurahan Beji Timur masih tidak
‘beranjak’. Kenangan Penulis ketika melakukan wawancara dengan staf kearsipan
kelurahan adalah ketika muncul statement,
“Bagaimana saya bisa mengelola secara elektronik?
Yang seperti ini saja sudah cukup rumit. Tapi saya sih juga ingin ada kemajuan
lah..”
Hemat
Penulis, staf kearsipan di kelurahan lain mungkin memiliki permasalahan yang
sama. Kesan bahwa bidang kearsipan hanya untuk ‘orang lama’ masih kental dan sulit untuk dihilangkan.
Padahal, hal tersebut yang menjadi batu sandungan pemerintah pusat dalam
mencanangkan tujuan besar instanasi pemerintahan mencapai good governance. Analisa lain yang dapat ditemukan adalah alur
hierarki yang kurang stabil antara orgnasasi pemerintahan – ambil contoh
kelurahan dan kecamatan, kecamatan dan walikota, walikota dan gubernur, dan
seterusnya. Kondisi ini mengakibatkan ‘romantisme’ dalam hal kearsipan antar-instansi
pemerintahan terganggu.
Analisa
selanjutnya adalah kecenderungan daerah otonom yang merasa perlu untuk membuat
aturan tersendiri. Bahkan untuk tata kelola naskah dinas, setiap daerah
memiliki ‘genre’ kearsipan tersendiri. Kasus di Kelurahan Beji Timur misalnya,
selain harus mematuhi Keputusan Walikota Depok Nomor: 045/202/Kpts/Org/Hk/2005
tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Depok, harus
mempertimbangkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat 1 Jawa Barat Nomor 35
Tahun 1990. Belum lagi ditambah adobsi Keputusan Menteri Komunikasi dan
Informasi Nomor 56/KEP/M.KOMINFO/12/2013 tentang Panduan Menejemen Sistem
Dokumen Elektronik.
Kesimpulan
yang dapat diambil dari ulasan di atas adalah; (1) konsep e-government yang digadang oleh pemerintah pusat tidak akan
terlaksana dengan baik jika hanya memperhatikan sisi internal perangkat
pemerintahan – dalam tulisan ini adalah kelurahan, (2) pencapaian good governance harus didukung
peningkatan kualitas brainware yang
tidak hanya menguasi software dan hardware, namun harus menguasai
masyarakat, (3) konsep e-government dapat
dibangun melalui kesederhaan – yang menunjang kegunaan (usability) – dalam penerapannya, sehingga masyarakat tidak
‘ogah’ untuk berkontribusi di dalam
prosesnya.
No comments:
Post a Comment