MENUJU GOOD GOVERNANCE MELALUI TRANSISI E-GOVERNMENT

Hasil Analisis Pusat Rekod Kelurahan Beji Timur, Depok – Jawa Barat

Istilah rekod elektronik di Indonesia merupakan istilah yang baru. Di Indonesia, istilah rekod elektronik sering dikaitkan dengan dokumen elektronik. International Council on Archive (ICA) menefinisikan rekod elektronik sebagai:

The act of retaining computer-based records ini digital storage media for specified, predetermined periods of time ommensurate with their value, with subsequent disposal or permanent preservation as a master of official organization.

Rekod elektronik menjadi pilihan banyak organisasi dalam pengolahan rekod berkembang seiring perkembangan teknologi; seperti komputer. Sejak saat itu, perkembangan rekod bergeser dari bentuk fisik (visible) ke bentuk rekod digital/tidak terlihat (invisible).

Tersedianya berbagai teknologi informasi yang mendukung fitur-fitur penciptaan, pengelolaan, dan penyimpanan rekod merupakan dasar yang kuat pergeseran arsip secara konvensional (printed) ke arah digital. Di Indonesia perkembangan rekod elektronik sudah dimulai sejak maraknya penggunaan komputer, sekitar tahun 1990-an, dan hingga saat ini terus berkembang. Perkembangan tersebut, dalam lembaga/instansi pemerintahan, dapat dilihat dari reformasi birokrasi dan pemanfaatan teknologi oleh jajaran pemerintah pusat, daerah, sampai pada kelurahan/desa.

Tujuan utama pengembangan sistem elektronik dalam lingkungan instansi/lembaga pemerintahaan adalah terwujudnya pemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu mengimbangi perkembangan masyarakat Indonesia yang mulai memasuki era informasi. Tulisan ini merupakan pendalaman dari hasil observasi yang dilakukan secara kelompok di Kelurahan Beji Timur, Depok, Jawa Barat. Topik utama yang akan dibahas pada tulisan ini adalah kesiapan kelurahan/desa dalam mencapai Good Governance melalui penerapan e-government.

Kelurahan dan e-Government

Peranan unit kearsipan pada sebuah institusi pemerintahan merupakan hal yang vital dalam menunjang pelayanan kepada masyarakat. Arsip, sebagai hasil dari kegiatan atau peristiwa, adalah aset yang sangat berharga bagi kelangsungan kerja instansi pemerintahan. Secara jelas UU No. 43 tahun 2009 menjelaskan bahwa:

arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Beradasarkan definisi tersebut, peranan unit kearsipan di Kelurahan merupakan hal yang penting. Peran yang diemban oleh kelurahan dalam menunjang e-government dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu secara langsung (direct) dan tidak langsung (indirect). Peran langsung kelurahan dalam penerapan e-goverenment dapat dilihat dari aktivitas administratif – baik subtantif maupun fasilitatif – yang ada di kelurahan. Hal ini dapat berupa sarana dan prasarana kerasipan yang digunakan baik dalam bentuk hardware, software, dan brainware.

Sedangkan peran kelurahan secara tidak langsung dapat dilihat dari indeks kepuasan dan peningkatan kesadaran masyarakat terhadap pentingnya teknologi informasi dalam menunjang pelayanan. Tentu hal ini tidak dapat secara langsung dicapai apabila kondisi di internal kelurahan masih belum memungkinkan. Kondisi yang dimaksud Penulis adalah ketersediaan hardware, sotfware, dan brainware.

Poin penting dari proses menuju good governance melalui e-government adalah tersedianya sumber daya manusia (SDM) – atau bisa disebut brainware – pada kelurahan. SDM dalam proses e-government tidak terbatas pada kemampuan dan pengetahuan untuk mengoperasikan software dan hardware. Lebih jauh, brainware juga merupakan agent of change yang langsung berinteraksi dengan masyarakat di kelurahan tersebut. Artinya, good governance tidak bisa dicapai hanya dengan memperhatikan satu sisi (kelurahan) dan melupakan sisi yang lain (masyarakat).

Kelurahan Beji Timur dan E-Government

Temuan Penulis dari hasil observasi yang Penlis lakukan di Kelurahan Beji Timur, Depok, belum menunjukkan tanda-tanda dimulainya proses e-government yang signifikan. Meskipun sudah ada beberapa peraturan tata kelola kearsipan, tata kelola naskah dinas, INPRES No. 3 tahun 2003, dan lain-lain, kondisi unit kearsipan di Kelurahan Beji Timur masih tidak ‘beranjak’. Kenangan Penulis ketika melakukan wawancara dengan staf kearsipan kelurahan adalah ketika muncul statement, “Bagaimana saya bisa mengelola secara elektronik? Yang seperti ini saja sudah cukup rumit. Tapi saya sih juga ingin ada kemajuan lah..”

Hemat Penulis, staf kearsipan di kelurahan lain mungkin memiliki permasalahan yang sama. Kesan bahwa bidang kearsipan hanya untuk ‘orang lama’  masih kental dan sulit untuk dihilangkan. Padahal, hal tersebut yang menjadi batu sandungan pemerintah pusat dalam mencanangkan tujuan besar instanasi pemerintahan mencapai good governance. Analisa lain yang dapat ditemukan adalah alur hierarki yang kurang stabil antara orgnasasi pemerintahan – ambil contoh kelurahan dan kecamatan, kecamatan dan walikota, walikota dan gubernur, dan seterusnya. Kondisi ini mengakibatkan ‘romantisme’  dalam hal kearsipan antar-instansi pemerintahan terganggu.

Analisa selanjutnya adalah kecenderungan daerah otonom yang merasa perlu untuk membuat aturan tersendiri. Bahkan untuk tata kelola naskah dinas, setiap daerah memiliki ‘genre’ kearsipan tersendiri. Kasus di Kelurahan Beji Timur misalnya, selain harus mematuhi Keputusan Walikota Depok Nomor: 045/202/Kpts/Org/Hk/2005 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Depok, harus mempertimbangkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat 1 Jawa Barat Nomor 35 Tahun 1990. Belum lagi ditambah adobsi Keputusan Menteri Komunikasi dan Informasi Nomor 56/KEP/M.KOMINFO/12/2013 tentang Panduan Menejemen Sistem Dokumen Elektronik.

Kesimpulan yang dapat diambil dari ulasan di atas adalah; (1) konsep e-government yang digadang oleh pemerintah pusat tidak akan terlaksana dengan baik jika hanya memperhatikan sisi internal perangkat pemerintahan – dalam tulisan ini adalah kelurahan, (2) pencapaian good governance harus didukung peningkatan kualitas brainware yang tidak hanya menguasi software dan hardware, namun harus menguasai masyarakat, (3) konsep e-government dapat dibangun melalui kesederhaan – yang menunjang kegunaan (usability) – dalam penerapannya, sehingga masyarakat tidak ‘ogah’  untuk berkontribusi di dalam prosesnya.